高管离职交接时不可忽视的6个细节

发布时间:2019年04月11日 浏览量:16次

张某是A公司的高管,为表彰张某为A公司做出的贡献,A公司给予其股权激励;协议载明:“如果股东离开本公司工作岗位的,其股权原则上应全部转让给其他股东或由公司回购,例外情况除外。”但张某离职时,A公司并未与其处理股权有关的事宜。不久后,张某向法院提起诉讼,要求法院确认自己仍为A公司的股东,享有股东权利。A公司为此头疼不已。

实践中,诸如此类因高管离职,企业未做好交接工作而引发的纠纷并不少见,比如高管离职时带走公司的重要文件信息;兼任董事或监事的高管离职时未签署工商变更所需协议致使后期变更障碍连连等。

本文我们整理了六个交接时企业应注意的细节问题,以提醒企业完善交接流程,避免日后陷入纠纷。

细节1:提前梳理高管所涉职务和重要文件

高管往往身兼多职且具有一定的管理权限,有些甚至可能直接把控公司的证照章或重要文件,比如业务材料、人事档案、客户资料、往来邮件、重要合同等;如果公司有子公司或者分公司,高管或也涉及相关职务。

因此,建议公司仔细汇总离职高管所涉的各项职务与分工,列明清单,便于交接。若该高管同时掌握子公司、分公司重要资料的,务必记得一并交接。

此外,公司财物,尤其是电子设备如电脑、手机、U盘等也要及时收回。建议收回后不要急于做格式化处理,以防在高管离职后才发现该高管有舞弊行为,留有证据方便展开调查。

细节2:工商变更所需的文件要签署

不少高管还会担任公司的董事、监事等职务,此时高管离职就可能涉及工商变更事宜。所以公司要记得让该高管签署好所有办理工商变更登记手续所需的文件,以免后续办理变更手续时遇到麻烦。

细节3:留心“被绑定的”核心高管

如果一家公司曾经历过融资,投资方可能会在投资协议/增资协议中要求绑定重要的核心高管,那么该高管离职就可能涉及离职是否需要经过公司股东会/董事会表决、是否会导致创始人/公司向投资方承担违约责任、是否事先需要经过投资方的同意等问题。

就此,建议公司创始人先行与投资方沟通,说明该高管离职的合理理由,并根据此前投资协议/增资协议之约定进行审批或表决(若需),获得投资方的认可,防范未来投资方以此为由主张公司/创始人违约。

细节4:重视股权激励的退出情况

如今,设计股权激励方案的公司很多,高管在位时给其股权激励或将建立起利益共同体,促使该高管更勤勉地为公司服务,但一旦离职,就要尤其重视股权激励的退出情况。

一般情况下,公司在股权激励时授予激励对象的是有限制的股权激励待遇,即以该激励对象在公司任职为条件,激励对象离职后就不再享有。在高管离职时,公司应核查该高管是否为股权激励对象,是否签署股权激励协议,是否因股权激励而直接或间接持有公司股权,是否已登记于持股平台等。

建议公司在签订股权激励协议时即明确:若高管离职的,高管届时所持有的激励股权应当由公司或创始股东指定第三方以一定的价格收回。若高管离职时已被登记于持股平台的,也建议在办理离职交接时签署好办理工商变更登记手续相关的文件。

细节5:确认高管的劳动关系

高管离职除了管理层面的手续,还要处理好劳动人事关系。需要注意,高管与企业之间并不必然是劳动关系,也可能是委派关系或用工关系。不同的法律关系会涉及不同的处理方式,建议公司核查《劳动合同》,明确与该高管之间的法律关系。

细节6:关注《保密协议》等文件

由于高管掌握企业的不少核心事项,如关键数据、客户信息、知识产权等,因此除了常规的《劳动合同》,还有更重要的《保密协议》、《竞业限制协议》、《培训服务期协议》等需要处理,在实务中由于“竞业限制”协议没处理好进而产生的争议和纠纷也不在少数。

建议公司与高管签署《保密协议》时,明确约定商业秘密的范围以及高管履行保密义务的起止时间,特别是高管离职后的保密义务,并在约定保密义务的同时约定竞业限制。

若该高管离职后,公司希望其承担竞业限制义务的,最好在该高管离职时就与其书面确认是否需要承担竞业限制,并明确金额、期限、账户等信息,按月支付经济补偿。需要注意的是,竞业限制的期限一般不超过两年,在没有明确约定补偿金的情况下,补偿金一般为劳动合同解除或终止前十二个月平均工资的30%。

小结

除以上需要留心的事项外,很多高管与企业之间产生劳动纠纷往往是由于企业的规章制度规定不清、合同约定不明,这也是高管管理的一大难点。

一些企业认为高管是企业的“管理者”,地位较高,不适用普通员工需遵守的规章制度、员工手册等。其实,正由于高管拥有的高权力,有针对性的规章制度的制定和完善才尤为重要。例如明确哪些员工是高管以及其具体的岗位职责、订立并执行专门的考核考勤制度、设置好保密义务和竞业限制制度、约定服务期及赔偿金、对舞弊行为的认定进行具体描述等,才能尽可能防范未来高管离职可能带来风险。

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